Istruzioni pratiche sulla compilazione del certificato di origine

La compilazione del certificato di origine è uno dei passaggi fondamentali per consentire l’esportazione delle merci alle aziende che decidono di investire nel commercio internazionale. D’altro canto i recenti aggiornamenti della normativa hanno imposto una maggiore attenzione sui vari punti del processo burocratico.

Ecco perché abbiamo deciso di affrontare i passaggi più articolati e importanti per lavorare su una compilazione del certificato di origine ottimale. Ed evitare, quindi, possibili sanzioni e ritardi rispetto alla consegna della merce al cliente.

Casella 1: speditore che invia la merce

In questa sezione bisogna definire il nome (oppure la denominazione sociale) e l’indirizzo di chi spedisce la merce. In questa fase si parla di speditore, ovvero il soggetto giuridico (persona o azienda) che redige a suo favore la fattura di vendita merce. Lo speditore può essere anche il responsabile dell’esportazione, sia che proceda personalmente all’operazione che ne dia incarico a soggetti terzi.

Cosa succede nella casella 1 se lo speditore non è il soggetto che emette la fattura? Qui bisogna citare il nominativo di chi provvede alla spedizione, insieme alla formula ”per conto di”. Ovviamente seguita dal nominativo di chi redige la fattura all’estero.

Da leggere: come fare un certificato di origine con Speedyco

Proxy per certificato di origine

L’incarico per richiedere il certificato di origine deve essere documentato da chi emette la fattura verso il paese destinatario delle merci. In questo caso, quindi, oltre alle operazioni già citate bisogna inserire la delega per richiedere il certificato di origine con i dati della fattura di vendita e del destinatario.

Con le transazioni triangolari bisogna esibire una copia della fattura verso il destinatario finale. Sono esclusi i casi di riservatezza commerciale che vengono configurati in Camera di Commercio, in queste circostanze fa fede la menzione del destinatario e degli estremi della fattura.

Come gestire operazioni abituali

Un soggetto giuridico ripeta più volte la stessa richiesta di certificato di origine? In questo caso la delega può essere depositata a inizio anno o secondo necessità.

Il responsabile della domanda

Chi spedisce la merce, che è sempre definito dalla casella 1, è il responsabile della domanda per ottenere il certificato di origine con relative dichiarazioni. I suoi compiti? Firmare la casella 8) del modulo in questo modo, ecco un esempio di ciò che deve siglare con la sua firma rispetto alla compilazione del certificato di origine.

Compilazione del certificato di origine.

Sul retro del documento ci sono delle informazioni che il richiedente deve compilare. In questo caso chi fa richiesta per il certificato di origine dichiara che:

Modello per la compilazione.

Tutto questo deve essere accompagnato dalla firma in relazione alla dichiarazione di responsabilità. Ecco un altro stralcio per la compilazione del certificato di origine:

Il sottoscritto     ………………..  rilascia sotto la propria responsabilità tutte le dichiarazioni contenute nella presente domanda, ai sensi dell’art.47 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentate in materia di documentazione amministrativa, consapevole delle sanzioni penali previste dall’articolo 76 della medesima legge in caso di falsità in atti e dichiarazioni mendaci e che la non veridicità delle dichiarazioni rese comporta la decadenza dei benefici eventualmente conseguenti al rilascio del certificato ottenuto sulla base delle stesse.

Casella 2: destinatario della merce

In questo campo della richiesta del certificato di origine bisogna aggiungere il nome o la denominazione sociale dell’acquirente, insieme all’indirizzo. Il nome del paese non deve essere definito con una sigla (ad esempio USA) ma scritto per esteso.

Sempre per una questione di riservatezza commerciale, c’è la possibilità di inserire solo la formula “All’ordine” seguita, eventualmente, dal paese di destinazione.

Cosa accade nel momento in cui la merce deve arrivare in un paese differente da quello indicato come prima destinazione? Si possono evidenziare entrambi gli indirizzi. Situazione differente: la merce è destinata in un paese diverso da quello dell’acquirente e l’indirizzo finale viene messo nella fattura? Si può citare solo il destinatario finale.

Transazione tra due soggetti italiani

Il certificato non è obbligatorio nelle relazioni commerciali tra due entità italiane. Quindi nella casella 2) non bisogna inserire l’indirizzo di un destinatario nazionale.

Con gli ultimi aggiornamenti, invece, c’è la possibilità di fare una domanda per certificato di origine anche nel caso in cui i due soggetti della transazione siano di nazionalità italiana. Questo può essere utile per semplificare vari processi perché il controllo sull’origine lo fa la Camera di Commercio del fornitore.

Casella 3: paese di origine dei prodotti

La compilazione del certificato di origine passa anche da questo punto, ovvero la definizione del paese di origine della merce. Le opzioni sono due, approfondiamole:

Merci di origine dell’UE

In questo caso bisogna indicare la dicitura “Unione europea” che può essere seguita dal nome dello Stato membro attenendosi a quello che è il nome ufficiale per esteso. Attenzione, “Unione europea” è l’unica soluzione per definire i prodotti dell’UE.

Merci di origine non UE o multipla

Rispetto a questa opzione chi compila la domanda deve indicare il nome del paese in questione. Se ci sono più paesi si indicano per estesi tutti nella casella 3 (se si riferiscono a un’unica spedizione). Ci troviamo, ora, di fronte a un’altra novità di questo aggiornamento: nella casella 6, quella dedicata alla descrizione della merce, è obbligatorio indicare il paese di origine a fianco di ogni articolo. Nel caso di origine multipla bisogna separare con chiarezza le merci UE da quelle extra europee.

Casella 4: mezzo di trasporto utilizzato

La compilazione di questo punto è facoltativa e consente di definire il mezzo utilizzato per trasportare la merce. Nel caso in cui ci sia la necessità di trasportare il carico con mezzi diversi si deve utilizzare la voce dei trasporti misti.

Menzionare il mezzo di trasporto utilizzato è importante per le merci non facili da identificare. Come, ad esempio, quelle che non recano marchi e numeri. In questi casi si può usare la dicitura “da stabilirsi” per quanto riguarda il mezzo di trasporto.

sul certificato di origine si possono inserire dettagli specifici sul trasporto solo se sono indicati anche in fattura. Ad esempio si può sottolineare l’uso di container o il porto di arrivo, inoltre sono escluse menzioni negative rispetto a eventuali porti non attraversati. Tutte queste informazioni restano responsabilità del richiedente.

Casella 5: spazio per osservazioni

Può essere utilizzato per elencare informazioni che non trovano spazio in altri punti della domanda, ma che riguardano l’identificazione della spedizione.

Qui, ad esempio, si possono indicare buono d’ordine, termini di resa e tutto ciò che può aiutare a identificare la merce ed essere richiesto dalla Camera di Commercio. Questo spazio non viene usato per inserire menzioni discriminatorie verso altri Paesi o per inserire altre informazioni se non quelle relative all’identificazione della merce.

Casella 6: descrizione completa delle merci

Continuiamo con la compilazione del certificato di origine. In questo spazio si devono elencare, in ordine progressivo, una serie di elementi che caratterizzano la merce trasportata:

• marche
• sigle
• quantità
• natura
• ecc.,

Tutto questo avviene attraverso i termini tecnici dei prodotti, ma anche grazie al nome commerciale comune. In questo modo si agevola una identificazione immediata della merce trasportata, questo anche per una giusta classificazione doganale nel paese d’arrivo. Tutto questo si accompagna al divieto di descrivere la merce come semplici prodotti chimici, metallici o altre denominazioni generiche simili.

Le indicazioni devono essere sempre dettagliate. Cosa fare con lo spazio che rimane inutilizzato sotto la descrizione dei prodotti? Si deve barrare per evitare l’aggiunta di ulteriori elementi. Altra possibilità: il campo del certificato di origine non è sufficiente per la descrizione puntuale e approfondita delle merci? In questo caso possono essere adottate due soluzioni per chiarire la situazione.

Completare con più moduli di certificato di origine

In questo caso completiamo la lista con un seguito, un modulo extra da compilare uguale al primo tranne per la sezione 6) che riassumerà il continuo della lista delle merci. Sempre sul documento successivo si farà riferimento al numero del primo formulario ma utilizzando la formula:

“Segue certificato di origine numero ________”.

Precisazione importante. Da questa operazione, con più documenti, ne deriva un unico certificato di origine. Sarà un singolo atto con un solo diritto di segreteria.

Designare le merci con una denominazione generica

Con questa soluzione la denominazione viene fatta seguire dalla formula “secondo fattura allegata” che consente l’identificazione della natura delle merci.

La camera di commercio si occuperà di certificare il documento di fattura allegato in modo da renderlo parte integrante del certificato di origine.

Terza opzione: uso di packing list o lista valorizzata

Nella fattura vengono riportate informazioni incongrue o insufficienti con il certificato di origine? In questa circostanza si usa una packing list o una lista valorizzata. Nel primo caso parliamo di un documento che raccoglie informazioni relativa a numero dei colli e tipo di imballaggio. Il secondo è una lista con i prodotti e il valore.

Casella 7: quantità dei prodotti da esportare

Qui bisogna definire l’unità di misura sfruttata nel trasporto. Di solito si tratta di chilogrammi, ed è utile precisare la presenza di pesi netti o lordi. Tutto questo deve essere indicato anche nella fattura per agevolare i controlli della Camera di Commercio.

Casella 8: riservato alla Camera di Commercio

In questo spazio viene inserito il timbro e la firma del funzionario relativo alla Camera di Commercio. Nel caso in cui l’azienda operi con certificati digitali si possono usare timbri e firme a stampa olografica.

Vale a dire elementi stampati e scannerizzati, poi inseriti sul documento digitale. Questa fase è ancora in via sperimentale. C’è un ulteriore timbro nel caso in cui la Camera di Commercio sia accreditate al Network internazionale della ICC/WCF.