Legalizzazione Consolare e Apostille

Legalizzazione consolare e apostille sono due metodi per rendere ufficiali i documenti che dobbiamo utilizzare per esportare la merce in un determinato paese. Quali sono le tipologie di documenti/atti che sono sottoposti a questi passaggi?

• Fatture per l’esportazione.
• Certificati di origine.
• Atti notarili per la costituzione di società estere.
• Contrattualistica bilaterale per collaborazioni commerciali.
• Copie conformi.
• Altri documenti analoghi.

Legalizzazione consolare e apostille rendono legale la firma eseguita presso la Camera di Commercio co un ulteriore autentica del funzionario del consolato. O della procura. Ovviamente c’è una differenza tra legalizzazione consolare e apostille.

Lo stato estero presso il quale si vuole esportare ha un numero di consolati limitati, quindi sarà più difficile concludere la procedura. Mentre l’apostille può essere eseguita ovunque perché gli uffici appositi, in prefettura o procura, sono sempre presenti.

Quindi rappresenta un passaggio più semplice da eseguire. Ci sono anche dei servizio specifici per semplificare questi passaggi. Ecco tutto quello che devi sapere.

Cos’è la legalizzazione consolare: definizione

La Legalizzazione Consolare è il processo di certificazione di documenti o atti che ne convalida l’autenticità, con pieno valore giuridico sul piano internazionale.

Questo avviene attraverso le rappresentanze diplomatiche consolari del paese straniero, vale a dire le Ambasciate e/o Consolati. Il processo si distingue in due percorsi:

• Certificati di origine e fatture.
• Contratti e altri documenti.

Nel primo caso la legalizzazione consolare prosegue attraverso la Camera di Commercio e segue un iter separato rispetto ad altri documenti necessari all’esportazione. Come ad esempio i contratti. I quali devono essere tradotti e presentati con una traduzione giurata. Di cosa stiamo parlando esattamente?

L’importanza della traduzione giurata

Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere presentati in lingua originale, legalizzati e provvisti di traduzione ufficiale in lingua italiana certificata conforme al testo straniero.

Anch’essa deve essere legalizzata, a meno che non siano rilasciati da un paese con cui vigono accordi internazionali che prevedono l’esenzione dalla legalizzazione.

Quando serve la legalizzazione consolare

Nel momento in cui si deve presentare documentazione per esportare verso i paesi che non hanno aderito alla convenzione dell’Aja, che riguarda l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri (nota anche come convenzione sull’apostilla).

Cos’è l’Apostille e quando si usa

L’apostille è una certificazione che dà validità giuridica a un documento pubblico sul piano internazionale. Nello specifico, si tratta di una vidimazione che viene fatta sul documento originale autenticato dagli uffici competenti, per esempio:

• Camere di commercio.
• Comuni.
• Notai
• Traduttori
• Tribunali.

Questo passaggio, nelle procedure di esportazione, sostituisce la legalizzazione consolare. Nei paesi che hanno sottoscritto la convenzione del 5 ottobre 1961 (puoi vedere una rappresentazione nell’immagine), la necessità di legalizzare gli atti rilasciati da autorità straniere è sostituita dall’apposizione della postilla.

Questa procedura si usa per i paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aja del 1961. In questi casi non c’è l’obbligo della legalizzazione consolare, anzi.

Al posto di questo documento è sufficiente presentare i documenti presso le Procure o Prefetture sul territorio italiano e non alle rappresentanze diplomatiche straniere.

Qual è la differenza tra apostille e legalizzazione?

Per l’azienda restano due metodi – apostille e legalizzazione – per raggiungere lo stesso obiettivo: seguire l’iter necessario per l’esportazione. Solo che l’apostille resta il metodo più veloce, rispetto alla legalizzazione, per ottenere il risultato finale.

Cosa serve per apostillare un documento?

Ci vuole l’autenticazione degli atti presso la Camera di Commercio, il notaio, il traduttore giurato. Poi bisogna inviare il tutto presso gli uffici di procura o prefettura dove procederanno per la firma. Il processo è gratuito, necessita di appuntamento e si conclude in circa 3/4 giorni. I documenti della camera di commercio vanno in prefettura, quelli legati all’attività di notaio e traduttore in procura.

Chi rilascia l’apostille

Gli uffici che svolgono questa attività di apostillare documenti sono le Prefetture e le Procure della Repubblica competenti per territorio. La prefettura appone l’apostille sui documenti autenticati dalle Camere di Commercio o dai Comuni, mentre la Procura della Repubblica autentica i documenti emessi dal notaio o dai traduttori abilitati.

Quali sono i paesi che chiedono l’apostille?

L’elenco dei paesi che hanno ratificato la Convenzione de L’Aja e delle autorità competenti all’apposizione per gli stati è disponibile sul sito web ufficiale. Ultimo aggiornamento della lista (nota al pubblico come Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents): 8/03/2023.

Come semplificare legalizzazione e apostille

Molte aziende preferiscono delegare questi passaggi in modo da snellire le procedure necessarie per l’esportazione merce. Noi della SOA assicura i servizi di legalizzazione presso le Ambasciate di Roma e presso i Consolati di Milano attraverso personale diretto. Inoltre seguiamo le aziende anche per il processo di apostille.