A cosa serve la firma digitale?

23 December , 2021 Capire la Burocrazia

Questa è una delle domande di chi inizia a lavorare nel mondo dell’imprenditoria, del commercio e dei rapporti con le istituzioni: a cosa serve la firma digitale?

Questo strumento elettronico sostituisce la forma legale della firma cartacea di un rappresentante ufficiale su un documento. In sintesi, grazie a questo strumento è possibile rendere ufficiale anche un qualsiasi file di testo da mandare via email.

La necessità di avere un software per apporre la firma digitale – e trasformare un normale file di testo in un formato adeguato – è legata al diffondersi delle interazioni digitali tra aziende con la Pubblica Amministrazione, uffici legali, dogane, istituzioni e altre imprese. Quindi si è palesata la necessità di avere un sistema elettronico per ufficializzare i documenti legali. Ecco a cosa serve la firma digitale.

Cos’è la firma elettronica in senso pratico

Si tratta di un passaggio attraverso un software istallato su PC o su server (in quest’ultimo caso parliamo dei sistemi per apporre firma automatica massiva) per inserire un collegamento tra il documento firmato e l’ente certificatore.

Ente presso il quale si è registrati con tutti i dati legali che si devono lasciare rispetto alla necessità di firmare legalmente un documento. Non si tratta di una firma calligrafica da inserire su un PDF ma una relazione tra il documento e la possibilità di verificare che quel file è stato approvato e siglato da un rappresentante legale.

Cosa succede dopo la firma digitale?

Il documento che viene siglato da un programma per apporre la firma digitale acquisisce il formato P7M, un’estensione che si somma a quella originale. Ovvero, un file prova.PDF sarà prova .PDF.P7M. Questa soluzione impone la necessità di aprire il documento solo con un programma per apporre la firma digitale.

Le caratteristiche: il file sarà firmato digitalmente in modalità CADES, sarà anche impossibile da modificare e conterrà tutti i riferimenti utili dal punto di vista legale come il timestamp. Vale a dire la marca temporale che certifica quando è stato firmato.

A cosa serve la firma digitale (elettronica)?

Dopo aver definito una serie di indicazioni pratiche rispetto a cos’è e come si usa la firma digitale, andiamo all’aspetto pratico: a cosa serve?

In quali occasioni ho bisogno della firma elettronica? In pratica per ogni passaggio ufficiale in cui un file elettronico (PDF o PDF/A, i file Word devono essere prima trasformati in portable document format) ha la necessità di essere inviato come comunicazione tra privati o uffici pubblici. Quindi, a cosa serve la firma digitale?

  • Verbali di assemblea.
  • Relazione collegio sindacale.
  • Bilanci.
  • Note integrative.
  • Nomina procuratori.
  • Contratti commerciali.
  • Fatture.
  • Certificati di origine.

Poi ci sono anche altri documenti che hanno bisogno di firma digitale, ad esempio la PEC può essere integrata con questo sistema si sigla. In sintesi, possiamo dire che la firma digitale serve a dare alcune caratteristiche chiave ai documenti:

  • Validità legale.
  • Autenticità.
  • Integrità.
  • Non ripudio.

Quindi un documento con firma digitale ha valore di fronte alla legge, può essere riconosciuto come autentico e non modificato ma l’autore non può rinnegarlo.

Come si appone la firma digitale ai documenti

Per capire a cosa serve la firma digitale dobbiamo sottolineare un altro passaggio: la procedura per l’apposizione. Questo punto è molto interessante perché, di base, parliamo di un’attività che si svolge per ogni singolo documento:

  • Apri il programma per apporre la firma digitale.
  • Carichi il file che si vuole firmare.
  • Inserisci il dispositivo (smart card o chiave USB) che contiene la firma.
  • Selezioni il tipo di firma che vuoi apporre.
  • Digiti il PIN che conosce solo il rappresentante legale e titolare della firma.
  • Scarichi il documento con la nuova estensione P7M.

A questo punto puoi inviare il file al destinatario, magari con posta certificata elettronica se necessario, per rendere ufficiale e inalterabile la documentazione richiesta dal punto di vista legale. Questo avviene, ad esempio, anche per i certificati di origine. Ma come comportarsi quando bisogna apporre più firme contemporaneamente?

Le aziende che hanno bisogno di velocizzare il processo di firma digitale massiva utilizzano programmi che consentono – lato server – di firmare contemporaneamente più documenti senza esigere la digitazione del PIN per ogni passaggio.

Il PIN è sempre richiesto ma memorizzato in modo da mantenere tutti io parametri per una comunicazione sicura e criptata. Sono questi i punti di forza del software di firma digitale IBSign che sfruttiamo anche per SpeedyCO: grazie a quest’applicazione è possibile firmare tutti i documenti che desideri con un unico step.