Cos’è e a cosa serve la distinta dei colli nelle esportazioni?

Sappiamo che i documenti necessari alle esportazioni possono essere frutto di errori e perdite di tempo per le aziende che non hanno un team sempre aggiornato e formato. Ecco perché è possibile bypassare ogni problema con una consulenza doganale strutturata o affidando ogni passaggio al supporto di SOA, compresa la compilazione automatizzata dei certificati di origine attraverso il software SpeedyCo. Ma ci sono dettagli, come quello della distinta dei colli, che devono essere affrontati con attenzione.

A meno che non si voglia rallentare l’intero processo di esportazione a causa di rallentamenti e stop completi dei colli. Se il contenuto dichiarato non corrisponde al contenuto reale dei colli, infatti, le autorità doganali sospendono lo sdoganamento per effettuare ispezioni fisiche approfondite. Vuoi scoprire cos’è e a cosa serve la distinta dei colli nel processo di esportazione? Ecco cosa devi sapere su questo argomento.

Cos’è la distinta dei colli e a cosa serve

La distinta dei colli (packing list in inglese) descrive gli elementi fisici della merce che devi esportare. Questo documento commerciale accompagna la fattura ed è necessario per diverse figure. Tra cui le autorità doganali, gli spedizionieri e i vettori di trasporto. Infatti, la distinta dei colli consente alle dogane di verificare il contenuto e identificare dove si trova ogni articolo senza ispezionare in modo dettagliato.

Resta un documento centrale anche per le attività di logistica dato che facilita il carico, lo scarico, la movimentazione e lo stoccaggio nei magazzini. Da non dimenticare l’utilità per il cliente dato che viene consegnato anche a quest’ultimo e permette di controllare, in modo semplice e veloce, che il contenuto ricevuto nella sede aziendale corrisponda esattamente a quanto ordinato e spedito dal fornitore.

Quando è obbligatorio il packing list?

Non per tutte le spedizioni e le esportazioni, questo è vero. Come accade spesso, l’interscambio tra paesi dell’Unione Europea è semplificato e le esportazioni intra-UE non hanno bisogno della distinta dei colli.

Situazione differente per le esportazioni extra-UE: in quasi tutti i paesi come USA, Cina, Regno Unito, Svizzera, Emirati Arabi la distinta serve per lo sdoganamento in entrata. Per le merci che circolano all’interno del mercato unico europeo non ci sono controlli doganali, quindi la packing list non è un documento doganale obbligatorio. Anche se resta fortemente raccomandata per la gestione logistica.

Quali dati devi inserire nel documento?

Compilare una distinta dei colli è un esercizio di precisione perché bisogna evitare di commettere errori che potrebbero costare caro (dopo vedremo come). In realtà, i dati da inserire in questo documento sono chiari:

• Dati di intestazione e riferimento
  • Dati del mittente: ragione sociale, indirizzo completo, partita IVA/EORI e contatti.
  • Dati del destinatario (importatore): ragione sociale, indirizzo di destinazione e contatti.
  • Documenti commerciali: numero e data della fattura, oltre al numero d’ordine d’acquisto.
  • Trasporto: nome del vettore, porto o aeroporto di partenza e di arrivo, e modalità di trasporto.
• Dettaglio fisico dei colli e delle merci
  • Numerazione dei colli: sequenza progressiva univoca per ogni imballo.
  • Tipologia di imballo: indicazione del tipo di confezionamento per ciascun collo.
  • Descrizione del contenuto chiara e sintetica della merce contenuta in ogni pacco.
  • Pesi per ciascun collo: netto (solo la merce) e lordo (merce + imballo) in kg.
  • Dimensioni e volume: lunghezza, larghezza e altezza di ciascun collo e calcolo del volume totale.
• Dati riepilogativi finali
  • Totali della spedizione: numero complessivo dei colli, peso netto, peso lordo e volume.
  • Luogo, data e firma: firma del responsabile e timbro dell’azienda mittente.

La compilazione della distinta dei colli è un compito dell’esportatore perché serve la conoscenza esatta di ciò che viene inserito negli imballi. La gestione pratica coinvolge figure specifiche all’interno e all’esterno dell’azienda: gli addetti all’imballaggio e alla preparazione delle spedizioni, l’ufficio spedizioni che crea il documento finale ed eventuale spedizioniere o doganalista. Hai bisogno di supporto per gestire questi passaggi?

Conseguenze principali degli errori

Molti imprenditori affrontano questo argomento ignorando le ripercussioni dirette e indirette di una gestione superficiale della distinta dei colli. Iniziamo dai problemi logistici: il contenuto indicato non è identico a quello reale dei colli, cosa succede? Le autorità doganali sospendono le operazioni per effettuare ispezioni fisiche e ti fanno perdere molto tempo. Generando una serie di nodi:

• Blocchi e ritardi in dogana.
• Spese di giacenza nei depositi.
• Penali di ritardo per i container (demurrage).
• Costi aggiuntivi per le operazioni di facchinaggio.

I controlli vanno avanti e trovano discrepanze tra quanto dichiarato in fattura o nel documento d’esportazione e quanto è stato imballato: c’è il rischio di incorrere in falsa dichiarazione doganale, portando a sanzioni pecuniarie. A tutto questo si aggiunge il danno assicurativo: se si smarrisce o danneggia un collo durante il trasporto, l’assicurazione può rifiutare o ridurre il risarcimento se il packing list è fallato.