5 strumenti per lavorare con smart working ed esportazioni

La relazione tra smart working ed esportazioni è decisiva in un momento come questo in cui il Coronavirus (COVID-19) sta imponendo ai governi mondiali di bloccare gran parte delle attività umane. Questo non significa, però, che il commercio debba fermarsi, anzi: in molti casi è indispensabile che si continui a lavorare con le esportazioni proprio per aiutare la continuità delle attività ordinarie e straordinarie.

Ovviamente nel rispetto della salute. Proprio per questo è stato incentivato lo smart working. Vale a dire tutto ciò che consente di trasferire il proprio lavoro tra le mura domestiche. Le aziende possono continuare a operare se hanno la possibilità di chiudere gli uffici e attivare procedure di telelavoro. Questo vale anche per il mondo delle esportazioni e delle aziende che si occupano di commercio internazionale.

Oggi abbiamo deciso di pubblicare una guida dedicata proprio a chi ha bisogno di strumenti per creare un ufficio remoto di smart working ed esportazioni.

Zoom: meeting online con i colleghi

Il primo strumento che vogliamo suggerire si chiama Zoom e consente di superare uno dei limiti principali dello smart working: l’assenza di un momento di confronto tra i vari membri dell’ufficio. Con Zoom, infatti, puoi organizzare videochiamate, meeting online e conferenze anche fino a 100 persone per massimo 40 minuti (veramente tanti).

Questo, ovviamente, con la versione gratuita: quella a pagamento è molto più permissiva. In ogni caso è la soluzione ideale per permettere alle aziende di organizzare il lavoro ogni giorno. Anche a distanza e attraverso smartphone.

Perché è utile?

Con Zoom puoi organizzare la giornata di lavoro a distanza, parlando liberamente. L’aspetto interessante è la praticità: chi organizza la videochiamata si iscrive al servizio e manda un invito via email ai partecipanti che non sono obbligati a iscriversi.

Google Drive: condividi il tuo lavoro

Altro pilastro per chi vuole organizzare un percorso di smart working ed esportazione efficace. La piattaforma Google Drive consente di creare un ambiente di lavoro in cloud. Con spazio di archiviazione gratuito di 20 Gb ma, soprattutto, puoi utilizzare tutti i programmi tipici di una suite da ufficio. Quindi trovi:

• Docs per creare file di testo.
• Sheet dedicato ai fogli di calcolo.
• Slide per le presentazioni.

E altro ancora. Tutto questo in forma completamente gratuita se ti iscrivi a Gmail. Ovviamente se hai bisogno di spazio extra per l’archiviazione devi pagare un abbonamento annuale. Che, in ogni caso, è conveniente se hai grande molte di file.

Perché è utile

Puoi portare online, in condivisione cloud, il tuo ufficio e organizzare un tavolo di lavoro con tutti i software necessari per creare documenti. Le opzioni di condivisione dei singoli file consentono di lavorare insieme, anche a chilometri di distanza.

Google Calendar: pianifica appuntamenti

Questo strumento, sempre gratuito e legato alla famiglia Google, permette di creare un planning di lavoro condiviso e raggiungibile online. In sintesi, posso creare dei task (attività con scadenza) e assegnarle a una delle persone che condivide il calendario.

In questo modo assegno un lavoro da compiere e posso anche impostare avvisi via email per ricordare l’impegno. Ci sono altri strumenti utili in quest’applicazione, una delle migliori è quella che consente di aggiungere note e appunti su ogni elemento.

Perché è utile

Grazie a Google Calendar puoi creare un planning di lavoro condiviso, sempre disponibile online, in cui segnare le attività da svolgere insieme alle persone che non possono venire in ufficio. Ma al tempo stesso hanno bisogno di organizzazione.

Dropbox: spazio cloud per i documenti

Mentre Google Drive si presenta come una suite di strumenti online per creare e condividere file, puoi iscriverti a Dropbox se hai bisogno di una soluzione diversa.

Ma è più semplice e funzionale per uno scopo: archiviare i documenti online in uno spazio sicuro e condiviso con tutti. Dropbox è perfetto per avere cartelle che si aggiornano in automatico sui vari dispositivi che usi. Ovviamente anche sul telefonino.

Perché è utile

Se aggiungi un file nella directory Dropbox del tuo computer in ufficio puoi trovare lo stesso documento sullo smartphone e sul computer di casa. Anche in questo caso si inizia con una versione gratuita per poi avere a disposizione dei profili avanzati.

SpeedyCo: gestisci certificati online

Uno degli strumenti più utili per chi lavora a distanza e vuole implementare un’opera di remote working adeguata alle circostanze: SpeedyCo. Vale a dire la piattaforma che distribuisce SOA che consente di gestire tutto il processo di creazione, trasmissione, firma e stampa in azienda del certificato di origine. Una soluzione ancora più importante oggi.

Questo perché che la Camera di Commercio a Milano ha chiuso gli uffici al pubblico e ha reso obbligatoria la stampa in ditta del certificato. Con SpeedyCo tutto questo diventa facile e accessibile da qualsiasi dispositivo (computer, smartphone e table), anche dai dipendenti che lavorano a casa dato che si tratta di un’applicazione online.