Quando bisogna avere il documento di trasporto? A cosa serve e come si ottiene?

Chi si occupa di import & export sa bene che la gestione dei documenti di trasporto come il DDT è fondamentale per evitare problemi di sdoganamento, con relativi ritardi di consegna ed eventuali multe. Ecco perché in molti casi i nostri clienti si affidano alla consulenza doganale SOA per snellire le procedure.

Ma è anche giusto conoscere i dettagli di questo lavoro per comprendere cosa serve e come gestire i vari passaggi. Questo vale, ad esempio, per il certificato di circolazione EUR1, per la dichiarazione di origine preferenziale ma anche per il documento di trasporto. Di cosa stiamo parlando? A cosa serve il DDT?

Cos’è il DDT, una definizione

Nel settore logistico, il DDT è l’acronimo di documento di trasporto: è un elemento contabile obbligatorio che accompagna la merce durante il suo trasferimento dal venditore al compratore. Questo documento è stato introdotto dal D.p.r. 549/96 e sostituisce la classica bolla di accompagnamento. Il suo obiettivo: certificare il passaggio fisico dei beni e a giustificare l’uscita della merce dal magazzino.

Ci sono delle precisazioni da aggiungere in questa definizione? Il DDT non va confuso con la lettera di vettura (CMR) che è il documento internazionale utilizzato per i trasporti su strada tra diversi stati.

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Le caratteristiche del DDT

A cosa serve il documento di trasporto nel settore commerciale? Il DDT ha una funzione giuridica e fiscale, serve da prova della consegna e da documento che consente di emettere la fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo alla consegna.

Altre caratteristiche del documento di trasporto? Deve essere redatto prima della consegna o della spedizione della merce e non ci sono vincoli particolari rispetto al formato: può essere redatto su carta intestata o moduli prestampati, oppure in formato digitale ma sempre in duplice copia, una per il mittente e una per il destinatario. Per i formati digitali si procede con l’invio via e-mail o PEC.

Dati da inserire nel documento

Ci sono diversi elementi obbligatori da inserire nel documento di trasporto per dare massima validità al lavoro. Per essere strutturato a norma di legge, un DDT deve contenere necessariamente:

• Dati delle parti: nome, cognome o ragione sociale, indirizzo e partita IVA di chi vende e acquista.
• Numero e data: il DDT deve avere un numero progressivo univoco e la data di emissione.
• Descrizione della merce: bisogna sempre inserire tipologia, quantità e peso dei beni trasportati.
• Dati del trasportatore: se il trasporto è affidato a terzi, vanno indicati i dati della ditta di trasporti.
• Causale trasporto: solitamente è Vendita, ma può essere anche Conto visione, Riparazione o Reso.

In questo documento deve essere presente anche una duplice firma: quella del conducente da inserire al momento del ritiro della merce e del destinatario che sigla il DDT alla consegna, per confermare che i beni siano arrivati integri e corrispondano a quanto ordinato per l’acquisto.

Come compilare il DDT

Nel documento si devono inserire tutti i dati obbligatori elencati, più quelli facoltativi se utili/disponibili: vettore e peso della merce. Per compilare il documento di trasporto puoi utilizzare software specifici per questo compito o dei modelli Excel o PDF da compilare. Tutto questo senza dimenticare i modelli cartacei predefiniti, qui puoi trovare dei fac-simile e dei modelli per software Word.

Il DDT in caso di reso

Uno dei passaggi delicati per compilare un DDT è il reso. Ovvero quando il cliente deve comunicare il trasporto dalla sua abitazione all’azienda: in queste circostanze bisogna fare attenzione alla causale.

Non si tratterà più di Vendita, come sottolineato in precedenza, ma dovrà essere specificato il motivo della restituzione e quindi del trasporto dalla destinazione finale all’azienda che ha venduto il bene.

Le diciture più comuni indicano la presenza di reso per merce difettosa se il prodotto presenta danni o malfunzionamenti. Può essere indicato anche il reso per merce non conforme se i beni ricevuti non corrispondono a quelli ordinati o per mancata accettazione se il destinatario rifiuta la merce al momento dello scarico. Bisogna essere molto precisi in queste circostanze, proprio per evitare ritardi o rifiuti.

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Come ottimizzare tutti i passaggi

Le opzioni sono diverse, ci possono essere anche DDT in caso di triangolazione commerciale. Anche per questo motivo, può essere importante avere il supporto costante di un’azienda specializzata in operazioni burocratiche, sdoganamenti e consulenza specializzata per evitare ritardi e contestazioni.