PEC aziendale, come viene gestita? Ecco 5 suggerimenti per usarla al meglio

Chi lavora in un’impresa italiana sa bene che deve anche gestire la PEC aziendale con attenzione. Questo strumento rappresenta, da un certo punto di vista, un passo avanti per semplificare la burocrazia.

Però deve anche essere utilizzato in modo adeguato, senza parcheggiare la casella in un angolo delle utility digitali dell’ufficio. Qui, infatti, potrebbero arrivare comunicazioni importanti da leggere e replicare.

Noi possiamo aiutarti. In che modo? Fornendo una PEC aziendale efficace grazie alla convenzione UNAPPA/INFOCERT, e abbiamo maturato esperienza con i nostri clienti. Così possiamo sempre aiutarti a gestire la posta elettronica certificata come farebbe un’azienda virtuosa. E che conosce l’importanza di questo strumento che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Ruoli e responsabilità: chi gestisce la PEC?

Mai sentito parlare di importanti comunicazioni inviate dall’Agenzia delle Entrate che vengono ignorate a causa di una PEC che non viene presa in carico dalla persona giusta? Ci possono essere notevoli sanzioni.

All’interno di un’organizzazione, la gestione della PEC deve essere regolata da una policy interna che stabilisca con precisione quali dipendenti abbiano facoltà di lettura, scrittura e archiviazione.

Deve esserci un profilo (spesso il titolare o un dirigente) che detiene la supervisione finale e decide le autorizzazioni, poi sono previsti gli operatori formati per il monitoraggio quotidiano. Questi soggetti devono seguire un protocollo per verificare ogni dettaglio, anche la firma digitale sugli allegati ricevuti.

Non tutti in azienda devono possedere le credenziali della PEC. Applica il principio del privilegio minimo, delegando l’accesso solo a chi deve operare con questo strumento per ridurre gli attacchi.

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Comportamento proattivo dei dipendenti

Chi monitora la PEC deve muoversi secondo dei criteri ben definiti, perché detiene uno degli strumenti decisivi per la comunicazione aziendale. Primo punto da considerare: bisogna notificare tempestivamente eventuali anomalie o messaggi sospetti al reparto IT. E quando si manda una comunicazione importante è poco prudente limitarsi all’invio. Cosa dice il manuale della buona gestione della PEC?

Devi controllare sempre la Ricevuta di avvenuta consegna, il documento con valore legale. Ricorda a chi utilizza questa casella di posta che la PEC aziendale deve essere utilizzata esclusivamente per fini lavorativi e istituzionali, evitando comunicazioni informali. E se tutte queste indicazioni possono essere difficili da ricordare, puoi creare un manuale operativo da distribuire ai dipendenti per ridurre gli errori.

Vai oltre la semplice cartella di archivio

Un errore tipico nella gestione della PEC è pensare che mantenere i messaggi nella posta in arrivo o spostarli in una cartella equivalga ad archiviarli. Per legge, le PEC hanno valore legale solo se conservate integralmente con i relativi file di log e ricevute. E poi i provider non conservano i messaggi per sempre: superato lo spazio acquistato o chiuso il contratto, i dati rischiano di sparire definitivamente.

Per una gestione corretta devi distinguere tra archiviazione con organizzazione dei messaggi in cartelle per facilitare la consultazione quotidiana e conservazione obbligatoria per legge (10 anni) che garantisce:

• immodificabilità
• validità legale.

Serve un sistema che applichi firma digitale e marca temporale ai pacchetti di archiviazione, rendendo i documenti opponibili anche a distanza di anni. In caso di contenzioso, una stampa della PEC o il salvataggio del solo corpo del messaggio senza le ricevute di consegna non hanno alcun valore in tribunale.

Proteggi la tua PEC da minacce esterne

La posta elettronica certificata garantisce l’integrità dei messaggi ma questo non vuol dire essere immuni nei confronti degli attacchi informatici. Anzi, questi indirizzi sono colpiti da campagne di phishing, camuffate da notifiche dell’Agenzia delle Entrate, fatture insolute o comunicazioni giudiziarie.

Argomenti che hanno presa sicura nei confronti di chi non ha esperienza con queste minacce. Per proteggere e gestire la PEC devi utilizzare password complesse e attivare l’autenticazione a due fattori (2FA), garantendo che l’accesso sia consentito solo tramite una conferma su un dispositivo autorizzato.

Inoltre, il passo decisivo è la formazione: permetti ai collaboratori di fare esperienza per riconoscere le anomalie (come toni urgenti o mittenti sospetti) prima di scaricare allegati o cliccare su un link non sicuro.

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Le buone norme per gestire la PEC

Inviare una PEC non è come mandare una mail ordinaria. Ogni invio genera delle notifiche tecniche e ha implicazioni legali, quindi è fondamentale seguire un protocollo per evitare confusione o contestazioni.

Iniziamo da operazioni semplici e sintetiche: aggiungi il motivo della comunicazione e utilizza preferibilmente il formato PDF/A per gli allegati, questo garantisce la leggibilità nel tempo. Se il documento richiede valore legale massimo, deve essere firmato digitalmente (formato .p7m).

Evita di trattare temi diversi in un’unica PEC. È meglio inviare due messaggi distinti per avere ricevute di consegna specifiche per ogni pratica. Non considerare il lavoro finito finché non ottieni la Ricevuta di avvenuta consegna. Vuoi approfondire i nostri servizi di PEC e firma digitale?