Cos’è l’automazione aziendale e quali benefici può portare alle imprese

20 April , 2022 Commercio Internazionale

L’automazione aziendale è quel processo che consente alle imprese di trasformare operazioni manuali in meccanismi che procedono senza l’intervento umano.

Questo percorso è fondamentale in tanti settori. Uno degli errori fondamentali è quello di considerare il percorso di Business Automation come un elemento tipico delle aziende con una catena di montaggio o comunque un percorso produttivo di beni.

Il processo di automazione aziendale non riguarda solo l’applicazione di macchine e robot per svolgere azioni manuali. Spesso, in realtà nella maggior parte dei casi, questo percorso chiama in causa software che consentono di semplificare procedure e routine anche molto differenti. E presenti in ogni settore, anche quello delle esportazioni. Ecco qualche informazione in più per approfondire questo tema.

Cos’è l’automazione aziendale

Con questo termine – noto come business automation – intendiamo strategie e tecniche che consentono di gestire processi di automatizzazione delle procedure necessarie al raggiungimento dei risultati. Questi percorsi possono essere sia fisici che digitali.

Ciò significa che, nel tentativo di perseguire la massima efficienza possibile, si lavora sull’ottimizzazione dei processi aziendali (Business Process Management, BPM) attraverso l’acquisizione e l’applicazione di nuovi strumenti per ridurre lo spreco di risorse. A tal proposito può essere utile dare uno sguardo al prossimo paragrafo.

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I vantaggi dell’automazione aziendale

Per comprendere i benefici della business automation dobbiamo introdurre il concetto di lean management, ovvero gestione snella dei processi aziendali.

Questa scuola di pensiero nasce nella seconda metà del Novecento in Giappone. Nello specifico negli stabilimenti della Toyota. L’obiettivo: ridurre gli sprechi e raggiungere la massima efficienza attraverso procedure e strumenti condivisi in azienda.

Ecco cosa suggerisce Wikipedia: “La lean production è un sistema di produzione che, riducendo gli sprechi fino a eliminarli, mira alla qualità totale (per es. minore è la produzione dei pezzi di un’automobile, maggiore è la consapevolezza della loro qualità)”.

Chiaramente, ottenere la perfezione assoluta in questi casi è impossibile perché ci sarà sempre qualcosa da migliorare e ottimizzare nei processi aziendali.

Ma l’obiettivo è quello di analizzare la condizione di partenza, studiare delle procedure che possono snellire le attività e ridurre le frizioni (come ad esempio l’automazione aziendale), applicare le idee messe sul tavolo e poi analizzare i risultati.

Per capire se c’è altro da fare o mantenere la posizione acquisita. Questo processo è il ciclo di Deming.

Come introdurre questi percorsi interni

Ci sono tre grandi linee da seguire per applicare l’automazione aziendale nella propria realtà: pianificazione, condivisione, utilizzo dei software adatti.

Individuare gli obiettivi da perseguire

Attivare degli automatismi che consentano di risparmiare tempo e forza lavoro da dedicare ad altre attività è importante ma bisogna focalizzarsi su un punto specifico: impossibile creare degli automatismi interni se non si individua prima il valore da ottenere per il prodotto o il servizio. Secondo aspetto sostanziale?

La condivisione interna dei processi

Spesso il concetto di business automation viene accolto con favore dai dipendenti, in altri casi c’è bisogno di maggior tempo: in ogni caso è necessaria la giusta formazione, sia tecnica che concettuale per far cogliere a tutti i vantaggi della business automation. Infine abbiamo la scelta dei programmi e degli strumenti per semplificare l’automatizzazione aziendale. A tal proposito abbiamo dedicato un paragrafo specifico.

Tool per automatizzazione aziendale

Uno dei passaggi per applicare la business automation: la scelta dei software adeguati alle singole esigenze. In questi casi il problema fondamentale riguarda la scelta. Esistono decine di programmi adatti a tutte le esigenze ed è difficile scegliere.

D’altro canto è anche necessario perché non si può mettere in pratica un processo di automatizzazione aziendale senza una toolbox definita, passare da uno strumento all’altro rappresenta una perdita di tempo inaccettabile per le aziende.

Ecco perché abbiamo deciso di mettere a disposizione delle aziende esportatrici la nostra esperienza insieme a quella di IBS per creare un software di automatizzazione specifico per le aziende che devono esportare e gestire i certificati.

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Come semplificare tutto con Sprint

Sprint è il software di automatizzazione dei processi relativi alla gestione dei certificati di origine, ovvero i documenti necessari per attestare l’origine delle merci e che servono a esportare in paesi extra UE. Il vantaggio sostanziale è la completa automatizzazione dei processi. Le aziende che acquistano e usano Sprint possono impostare a monte le informazioni necessarie per compilare questi documenti.

Per poi lanciare la gestione senza alcun intervento umano. L’obiettivo: risparmiare tempo, evitare errori umani, gestire il tutto attraverso automatismi che consentono di impiegare le risorse interne verso attività differenti. E non su procedure ridondanti.