Quando il mercato rallenta, l’organizzazione conta ancora di più

La situazione oggi è chiara: ci sono grandi evoluzioni geopolitiche che stanno rivoluzionando il mondo delle importazioni e delle esportazioni. E, nello specifico, registriamo una tendenza che preoccupa molte aziende.

Ovvero, il mercato delle esportazioni rallenta a causa delle instabilità e delle decisioni politiche che remano contro. Il concetto viene descritto anche da Il Sole 24 Ore: il quotidiano economico più famoso d’Italia ci suggerisce dei dati ben precisi. Prendiamo come esempio l’industria del mobile: si registra un rallentamento dei mercati esteri, con 14,2 miliardi (-0,8% nel 2025 rispetto al 2024, secondo i dati di Federlegno-Arredo).

I dazi imposti da Trump e la guerra di Stati Uniti e Israele contro l’Iran non possono ancora essere descritti con dati ufficiali ma gli effetti si vedono: le evoluzioni del mercato import & export in Italia descrivono uno scenario in forte peggioramento. Cosa deve fare l’azienda in questi casi? Una buona idea è quella di sfruttare il momento per rivedere i processi interni e cercare di ottimizzarli. In che modo? Scopriamolo insieme.

Il contesto: non è solo una flessione

Vuoi trasformare la stagnazione in un vantaggio competitivo? Devi leggere i dati con attenzione e non è difficile. Perché i numeri parlano chiaro. L’export italiano verso gli Stati Uniti ha registrato un calo del 21,1% nel 2025.

Questo è un dato da confrontare rispetto all’anno precedente, insieme ad altri due ingredienti: i dazi USA e un dollaro svalutato che continuano a erodere margini e volumi. Confindustria stima che nel medio periodo le nuove tariffe potrebbero sottrarre fino a 16,5 miliardi di euro alle vendite italiane negli USA. E non è solo una questione americana, l’incertezza geopolitica globale ha delle conseguenze importanti in termini di:

• Conflitti.
• Tensioni commerciali.
• Costi energetici instabili.

Tutto questo ha portato l’indice mondiale di incertezza per le imprese a livelli paragonabili ai momenti più bui della pandemia. Chi lavora nell’import/export lo sa già: il telefono squilla meno, le conferme d’ordine arrivano più tardi, le trattative si allungano. La tentazione naturale è aspettare che passi. Sbagliato. Non è questo il modo giusto per affrontare una crisi perfetta come quella che stiamo affrontando in questo periodo storico.

Il paradosso della stagnazione: è il momento

Il momento migliore per fare cosa? Semplice, per lavorare sulla tua azienda. Per migliorarla e automatizzarla a partire dai passaggi burocratici per gestire le esportazioni. Quando i volumi calano,  si libera tempo che normalmente viene divorato dalla gestione operativa quotidiana fatta di spedizioni, pratiche doganali, coordinamento fornitori. Queste risorse devono essere reindirizzate verso qualcosa di importante.

Le aziende che escono più forti da un periodo di contrazione sono quelle che hanno usato le risorse in eccesso per migliorarsi. Certo, in periodi di stagnazione è anche facile farsi prendere dallo sconforto e dal pessimismo. Ma non è così che ragionano le grandi aziende: questo vale per le grandi multinazionali quanto per le PMI che costituiscono il tessuto portante dell’export italiano. Ora però bisogna comprendere quali sono i punti.

5 aree di ottimizzazione concreta

Il periodo di rallentamento è il momento ideale per migliorare i processi di archiviazione strutturata per la documentazione doganale, indispensabile in caso di controlli, fare un audit dei codici doganali (nomenclatura combinata) utilizzati, verificare se si stanno sfruttando regimi agevolati come il perfezionamento attivo o passivo, che consentono di sospendere o ridurre i dazi per merci destinate a lavorazione e riesportazione.

Revisione dei processi doganali

Avere un referente interno per le pratiche doganali sembra rassicurante. Ma un’azienda che gestisce in autonomia la compliance doganale deve formare il personale su normative in rapida evoluzione. Un esempio su tutti: conoscere il sistema di transizione al sistema AES (Automated Export System) completata a dicembre 2024, che ha reso obbligatorio il formato elettronico per tutte le dichiarazioni doganali EU.

Un doganalista o uno spedizioniere esterno specializzato lavora su quel tema ogni giorno, per decine di clienti diversi, e ha già ammortizzato il costo dell’aggiornamento normativo. Il vantaggio non è solo economico.

Parliamo d’altro, è una questione di qualità e riduzione del rischio. Un errore sulla classificazione doganale o sull’origine preferenziale può costare molto di più di un anno di consulenza esternalizzata.

Analisi delle performance

Quante aziende conoscono il costo reale di processare un ordine di export? O il tempo medio tra conferma d’ordine e spedizione? O il tasso di errore nelle dichiarazioni doganali? Molte PMI italiane non dispongono di un modello di valutazione dei propri costi interni, in particolare per attività come la preparazione documentale, la gestione delle spedizioni e il coordinamento con gli spedizionieri. Questo è il momento giusto per cambiare.

Riorganizzazione della supply chain

L’industria italiana ha subito nel 2024 una contrazione significativa, penalizzata da domanda debole e concorrenza asiatica crescente. In questo scenario, la rivoluzione della supply chain è diventata la normalità.

Il momento di bassa operatività è perfetto per rinegoziare i contratti con i fornitori di logistica per valutare alternative e costruire relazioni più solide con operatori 3PL (third-party logistics) e mappare i rischi della filiera. Puoi capre quali fornitori critici sono concentrati in aree geopoliticamente instabili? Esistono alternative già qualificate? Prenditi il tuo tempo per dare una risposta concreta e valida alla tua azienda.

Digitalizzazione dei flussi documentali

Molte aziende che operano nell’import/export gestiscono ancora documentazione — ordini, fatture proforma, certificati di origine, polizze di carico — in modo frammentato tra email, cartelle condivise e fogli Excel. Funziona, finché funziona. Ma è inefficiente e non scala. Un periodo di stagnazione è ideale per implementare un sistema di gestione documentale strutturato, che riduca il margine di errore e velocizzi i controlli.

L’integrazione tra il gestionale ERP aziendale e le piattaforme di spedizione, rendendo il tracking automatico e condivisibile con i clienti, può essere il modo migliore per dare slancio alla tua condizione. Il costo dell’inerzia digitale, come emerge dall’analisi del settore, è decisamente superiore a quello dell’innovazione.

Formazione interna del team

Un responsabile import/export conosce il quadro normativo e geopolitico. Ma la formazione viene rinviata quando c’è lavoro. In questa fase puoi aggiornare il team sulle normative doganali vigenti, formare persone interne sui mercati alternativi che si vogliono sviluppare competenze su strumenti digitali di gestione logistica. Un team più preparato è un asset che vale indipendentemente da quando i volumi torneranno a crescere.

Il rallentamento non è sinonimo di crisi

C’è una differenza tra una crisi strutturale e un rallentamento congiunturale. L’export italiano ha già dimostrato di saper reagire: dopo anni di calo, è tornato in crescita superando le attese nonostante dazi e incertezza.

Le previsioni indicano una ripresa ma la crescita andrà a chi avrà fatto passi avanti. Le aziende che stanno esternalizzando le attività, digitalizzando i processi, rivedendo la supply chain e investendo nella formazione stanno costruendo la versione di se stesse che incontrerà il mercato quando tornerà a girare.