Come diminuire e azzerare lo spreco di carta in ufficio

Ricetta e fatturazione elettronica, certificati medici online e fascicolo sanitario digitale nella pubblica amministrazione: per aiutare le aziende a ridurre l’uso di carta possiamo contare su diverse tecniche. La trasformazione verso un ufficio paper less non è solo una moda ecologista: è una necessità strategica.

Basta carta, tutto sarà su cloud. Comuni ed Enti Pubblici dovranno utilizzare per ogni nuova pratica avviata esclusivamente digitale. Nel frattempo, anche le singole imprese devono prendere coscienza del fatto che la conservazione dei documenti, la stampa e il consumo di carta sono fattori determinanti.

Una vera e propria rivoluzione per gli uffici pubblici che potranno contare su modulistica online, firme digitali, e archiviazione su cloud per conservare ogni documento senza limiti di spazio. Ma quali sono le tecniche ideali per ridurre lo spreco di carta negli uffici ed evitare inutili spese con la carta?

Stampa in modo intelligente

Quante volte stampi un documento solo per buttarlo nel cestino dopo averlo letto? E quante volte ti ritrovi con pile di fogli sulla scrivania che non sai più dove mettere? Abbiamo bisogno di una gestione documentale sostenibile, con un paper free office capace di aumentare la sostenibilità aziendale.

Se devi stampare un documento puoi farlo utilizzando sia il fronte che il retro di un foglio. E utilizzare solo carta riciclata. In questo modo ottieni due risultati: un approccio ecologico al consumo di carta e una riduzione dei costi aziendali. Infatti, un ufficio paper free è virtuoso dal punto di vista delle spese.

Aumenta la consapevolezza dei dipendenti

Prima di stampare qualsiasi documento, chiediti due cose: “Lo leggerò davvero su carta?” e “Devo davvero conservarlo fisicamente?”. Le risposte ti stupiranno. Sembra assurdo ma questa semplice regola può ridurre le stampe inutili. Troppo spesso stampiamo per abitudine, non per necessità.

Usa tool digitali per ridurre l’uso di carta

Invece di stampare per correggere o commentare puoi usare gli strumenti di annotazione di Adobe Reader, Google Docs o Microsoft Word. Puoi evidenziare, aggiungere note e commenti direttamente sul file digitale. È più veloce, più organizzato e ottieni un vantaggio utile: zero carta sprecata.

Tra i benefici dell’ufficio paper less abbiamo l’efficienza operativa: non a caso si registra un aumento della produttività dato che non si spreca tempo a cercare documenti ricerche istantanee negli archivi. Non a caso, questo è un tema fondamentale anche per la digitalizzazione dei documenti di esportazione.

Molte aziende comprendono il valore in termini di efficienza operativa, riduzione costi e produttività aziendale grazie al risparmio di spazio in ufficio: un armadio di 2 metri pieni di documenti corrisponde a circa 50 GB di spazio digitale. Fai tu il conto di quanto spazio puoi recuperare senza stampa.

Implementa il formato digitale in azienda

Stabilisci come policy aziendale che i documenti vengano creati, condivisi e archiviati in formato digitale. La versione cartacea diventa l’eccezione con un approccio che ribalta la mentalità tradizionale. Questa condizione è stata avviata diversi anni fa dal piano per una pubblica amministrazione senza carta.

Tutto inizia con il Codice dell’amministrazione digitale del 2005 e termina con il decreto della presidenza del consiglio del 13 novembre 2014. Il quale sancisce per sempre l’abbandono della carta, fissando i criteri in grado di assicurare “autenticità, immodificabilità e leggibilità dei nuovi documenti elettronici”.

Con il decreto viene introdotto l’obbligo di adeguamento per tutti i sistemi di gestione informatica alla produzione in formato digitale degli originali dei documenti amministrativi. Anche i certificati di origine che oggi possiamo gestire online anche grazie a strumenti automatizzati come SpeedyCo.

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Firma digitale per ridurre l’uso di carta

Il punto che può cambiare le carte in tavola rispetto ai costi di stampa. La firma digitale è un metodo ideale per ridurre il consumo di carta in ufficio ma non è più un’opzione: è obbligatoria in molti ambiti, dai verbali fiscali dell’Agenzia delle Entrate ai contratti commerciali. I vantaggi sono evidenti:

• Validità legale dei documenti elettronici rispetto a quelli cartacei.
• Un contratto firmato digitalmente può essere modificato subito.
• Tracciabilità: ogni firma è dotata di un timestamp e verificabile.
• Costi ridotti: niente più stampe, spedizioni o archiviazione fisica.

Digitalizza i flussi di approvazione con la firma digitale. Invece di far girare i documenti fisicamente per le approvazioni, crea dei workflow digitali. Strumenti come IBsign, la firma digitale proposta da SOA per firma massiva dei documenti, sistemi di condivisione cloud con notifiche possono eliminare completamente la carta dai processi di approvazione. Tempi ridotti, maggiore efficienza e risparmio: questi sono i vantaggi di un ufficio paper less. Vuoi iniziare a lavorare su questo fronte?