Come semplificare il lavoro di esportazione: 5 punti da valutare

Il nostro obiettivo: semplificare l’esportazione e, più in generale, il lavoro delle aziende che si occupano di commercio al di fuori dei confini nazionali. La centralità di questa necessità ha radici lontane che affondano nella globalizzazione e nella possibilità di attraversare il mondo intero per raggiungere paesi differenti.

Ognuno con le sue leggi e con i passaggi burocratici che preferiscono. Chi fa parte dell’Unione Europea sa bene che questi accordi hanno permesso di semplificare tante operazioni, ma non è così ovunque.

Oggi, l’Italia ha rapporti commerciali con gran parte dei paesi del globo terrestre (verifica su infomercatiesteri.it) e non sempre le aziende hanno tempo, risorse e competenze per affrontare tutti i passaggi dell’export. Spesso l’attenzione è rivolta solo alla lead generation, a trovare i contatti utili per instradare nuovi rapporti commerciali. Ma chi li gestisce? Chi li alimenta? Ecco come semplificare il tuo lavoro di esportazione.

Definire contratti di vendita blindati

Il primo passo per non perdere terreno nella gestione pratica delle attività di import & export: serve una base contrattuale solida. Non basta una conferma dell’ordine via email, uno scambio del genere non ha alcun valore. D’altro canto, procedere ogni volta con un contratto ex novo vuol dire perdere tempo prezioso.

Semplificare le esportazioni significa standardizzare i contratti includendo sempre i resi della merce o Incoterms. Definire chiaramente chi paga il trasporto, chi assume il rischio e dove avviene la consegna evita ore di discussioni e contestazioni legali. Un contratto ben strutturato è il miglior alleato del tuo ufficio export.

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Documenti e accordi di libero scambio

Il vero “collo di bottiglia” è spesso la documentazione. Semplificare qui significa, in primo luogo, verificare gli accordi UE e sapere in anticipo se un paese ha accordi commerciali con l’Unione Europea. Questo permette di emettere certificati (come l’EUR1) che abbattono i dazi per il cliente, rendendoti più competitivo.

Se il paese di destinazione richiede visti o passaggi in Camera di Commercio? È fondamentale mappare questi processi prima della spedizione, evitando che la merce resti bloccata in dogana. Il tuo lavoro non si ferma a trovare il cliente giusto per la tua prossima spedizione: devi anche avere la consulenza doganale giusta per evitare che la spedizione si trasformi in una trappola burocratica costellata di ritardi, disdette e multe.

Attenzione alle attività più complesse

Ci sono una serie di passaggi che spesso mettono in difficoltà le aziende che esportano. Tra queste ricordiamo le triangolazioni commerciali e l’origine di un bene. Come ci ricorda quest’ultimo articolo, le sfumature legali possono essere infinite quando si affrontano argomenti così articolati. Ed è in queste circostanze che può essere utile il contributo esterno di una consulenza specializzata che ti evita gli errori doganali.

Logistica e assicurazione: delega strategica

Spedire non significa solo mettere la merce su un camion che poi scarica i container sulla nave. La gestione pratica della spedizione e della relativa assicurazione può essere semplificata affidandosi a partner logistici che offrano servizi all-in. Valutare una copertura assicurativa specifica per l’export mette al riparo da perdite finanziarie derivanti da danni durante il trasporto, che altrimenti graverebbero sulla gestione interna.

Per questo motivo, può essere utile avere al tuo fianco un’azienda in grado di fornire il supporto logistico esterno che ti solleva da una serie di preoccupazioni, dato che include tutto ciò che serve per spostare la merce senza problemi, dal trasporto (su strada, ferroviario, marittimo e aereo) alla gestione dei magazzini, con preparazione tecnica degli ordini e dei prodotti con spedizione internazionale.

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Formazione continua e digitalizzazione

L’ufficio che si occupa dell’export nella tua azienda è sommerso dai carichi di lavoro? Spesso la causa è nell’assenza di competenze specifiche che possono essere risolte da un buon aggiornamento interno.

Le regole doganali cambiano e un ufficio aggiornato non perde tempo in tentativi, agisce con procedure certe. E se non può farlo delega il compito ad altre aziende che possono semplificare l’esportazione.

Questo risultato si ottiene eliminando l’uso di processi obsoleti. Semplificare significa investire in una continua opera di digitalizzazione dei processi ripetitivi e frutto di errori di compilazione. Utilizzare software per la generazione automatica della fatturazione e della gestione dei certificati di origine può essere una soluzione.

Noi, ad esempio, ti suggeriamo SpeedyCo. Questo software agisce come un’interfaccia tra l’azienda e le Camere di Commercio, permettendo di creare, firmare e inviare le richieste del certificato di origine in pochi click. Grazie all’integrazione con il sistema IBSign, è possibile gestire la firma digitale in modo massivo o delocalizzato, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati per ogni singola pratica.

Sei un esportatore occasionale o abituale? Non fa differenza: l’uso di soluzioni come SpeedyCo trasforma un processo burocratico complesso in un flusso di lavoro fluido, ideale anche per contesti di smart working, liberando risorse preziose per lo sviluppo commerciale. Vuoi maggiori informazioni sull’argomento?