La digitalizzazione documentale della Pubblica Amministrazione: significato e risorse utili
17 January , 2025
Capire la Burocrazia
La digitalizzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione prevede il passaggio dalla versione cartacea a quella digitale dei supporti utilizzati per attivare le diverse funzioni dello Stato. Un caso concreto è quello della Camera di Commercio che ha sostituito il modulo del certificato di origine con una versione digitale.
Le opzioni disponibili sono innumerevoli, la digitalizzazione documentale degli archivi e delle procedure rivolte al pubblico abbraccia tutti i rami della Pubblica Amministrazione. E comporta una serie di vantaggi sia per il cittadino che per lo Stato.
Argomenti
Cos’è la digitalizzazione dei documenti
Con questo termine intendiamo la trasformazione dei documenti cartacei in formato elettronico, accompagnati da un’evoluzione delle procedure che passano da manuali a telematiche. Questo significa non solo avere dei documenti su file Word o PDF ma anche dei passaggi che non prevedono più la presenza fisica in sede del richiedente.
Tutto avviene per via telematica. Le basi per la digitalizzazione dei documenti sono legate alla diffusione delle linee internet veloci nei luoghi pubblici e nelle abitazioni o nelle aziende. Una grande spinta è arrivata proprio dalla Pubblica Amministrazione e a causa del Covid-19 che ha imposto regole ferree per il distanziamento sociale, aumentando al necessità di poter effettuare operazioni burocratiche da remoto.
Da leggere: compilare la domanda per certificato di origine
Cos’è il Codice Amministrazione Digitale?
Per sistematizzare e gestire le varie direzioni della digitalizzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione è nato il CAD, il Codice di Amministrazione Digitale:
Che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le impreseagid.gov.it
Il principio fondamentale è quello di promuovere e rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale. Questo avviene anche grazie all’implementazione di un’identità comune e riconosciuta dalle varie istituzioni in modo da automatizzare le diverse attività. Stiamo parlando della carta di cittadinanza digitale.
Quali sono i vantaggi di questa rivoluzione?
I vantaggi della digitalizzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione ha diversi vantaggi a favore. In primo luogo abbiamo un aspetto decisivo per l’ecologia: si consuma meno carta e si producono meno rifiuti. Anche perché si stampa meno e lo smaltimento dei toner per le stampanti è da sempre un nodo problematico.
La digitalizzazione degli archivi permette di risparmiare notevoli risorse interne alle amministrazioni dato che non servono più gli spazi per grandi quantità di carta.
Altro aspetto legato alla sicurezza: una digitalizzazione efficace comporta un’archiviazione sicura, con backup orari e distribuzione dei nodi con servizi di ridondanza per garantire la possibilità di non perdere i dati di fronte alle minacce.
Passiamo ai vantaggi per il cittadino: la digitalizzazione dei documenti cartacei porta a una velocizzazione delle procedure, anche perché i moduli sono disponibili online e le consegne possono essere effettuate dai portali di riferimento.
Un esempio? Il servizio telematico dei certificati di origine per il commercio estero – attivo dall’11 novembre 2024 – comporta grandi vantaggi per le imprese: si registra un grande risparmio di tempo, visto che in passato tutta la documentazione doveva essere timbrata manualmente e inviata alle Camere di Commercio in forma cartacea.
Oggi, invece, il certificato di origine si stampa su normale foglio A4. Ma si può inviare in formato elettronico PDF a tutti i soggetti: clienti, spedizionieri, banche, etc.
Da leggere: come si stampa il certificato di origine in azienda
Come digitalizzare un documento ufficiale
Spesso l’idea di digitalizzazione de documenti per interagire con la PA si ferma alla creazione di un file PDF da mandare via PEC – o magari con procedura telematica – all’ufficio preposto. Il concetto di base è questo, almeno da parte del cittadino finale.
Chi, invece, deve gestire l’evoluzione del documento da cartaceo a digitale ha bisogno di rivedere le procedure e semplificarle grazie all’aiuto di software specifici.
Nel caso delle esportazioni e dei certificati di origine telematici le aziende possono contare su software come SpeedyCo che ti consentono di automatizzare le procedure ripetitive e di avere sempre il massimo controllo sui dettagli della singola procedura.
